Bir emlak ofisinin telefonu ilan yayına girdiği gün susmaz: “Hâlâ satılık mı?”, “Aidatı ne kadar?”, “Krediye uygun mu?”, “Bugün görebilir miyim?” Bu mesajların çoğu akşam ve hafta sonu gelir; danışman ise o sırada büyük ihtimalle bir yer gösterimindedir. Bu yazıda WhatsApp ve Instagram mesajlarını otomatik karşılayan, ciddi alıcıyı ayırıp danışmana aktaran bir düzenin nasıl kurulacağını anlatıyoruz.
Emlakta mesaj trafiğinin üç sorunu
- Aynı soruların tekrarı: Konum, metrekare, aidat, tapu durumu, eşyalı mı. Bilgi ilanda yazsa da tekrar sorulur.
- Ciddi alıcıyı ayırt edememek: Merak eden ile bütçesi ve zamanı hazır olan alıcı aynı mesaj kutusuna düşer.
- Geç dönüş: Alıcı aynı anda birkaç ofise yazar; ilk dönen ofis yer gösterme randevusunu alır.
Otomasyon nasıl çalışır?
- Mesaj gelir: İlan, Instagram gönderisi, reklam ya da web sitesindeki WhatsApp butonundan.
- Asistan karşılar: Hangi ilanla ilgilenildiğini sorar ya da mesajdaki ilan bilgisinden anlar, ilanın temel bilgilerini paylaşır.
- Ön eleme yapar: Satın alma mı kiralama mı, bütçe aralığı, kredi kullanımı, ne zaman taşınmak istediği gibi birkaç kısa soru sorar.
- Randevu ister: Yer göstermek için uygun gün ve saat aralığını, ad ve telefonu izinli şekilde alır.
- Danışmana aktarır: Talebi tüm konuşma geçmişi ve ön eleme cevaplarıyla panele düşürür; danışman yalnızca ciddi talepleri arar.
Örnek konuşma
Gece 22:40’ta bir kullanıcı yazıyor: “Merhaba, Kadıköy’deki 3+1 hâlâ satılık mı?” Asistan ilanın durumunu, metrekareyi ve aidat bilgisini paylaşıyor; ardından “Kendi oturumunuz için mi, yatırım için mi bakıyorsunuz? Kredi kullanmayı düşünüyor musunuz?” diye soruyor. Kullanıcı cevaplayınca, “Danışmanımız bu hafta yer gösterebilir. Hangi gün size uygun? Adınızı ve numaranızı paylaşırsanız danışmanımız sizi arayacak; bilgilerinizi danışmana iletmemi onaylıyor musunuz?” diyor. Kullanıcı “Elif, 05xx xxx xx xx, cumartesi öğleden sonra” yazıyor. Sabah danışman bu talebi panelde hazır buluyor.
Hangi kanallar bağlanmalı?
- WhatsApp: Emlakta mesajların ana kanalı. Otomasyon için WhatsApp Business API gerekir.
- Instagram DM: Portföy videoları ve Reels’ten gelen sorular için. Hikâye yanıtları da DM kutusuna düşer.
- Web sitesi: İlan sayfasındaki sohbet balonu, siteden ayrılmadan soru sormak isteyenler için.
- İlan siteleri: Kendi mesaj sistemleri dış yazılıma genelde açık olmadığı için ilan açıklamasına WhatsApp numarası eklemek en pratik yoldur.
Asistanın yapmaması gerekenler
- Pazarlık ve teklif: Her zaman danışmana aktarılmalı.
- Hukuki ve kredi yorumu: Tapu, iskân, kredi uygunluğu gibi konularda kesin cevap yerine danışmana yönlendirme.
- Satılmış ilanı satılık göstermek: Portföy listesi güncel tutulmalı; satılan ilan listeden hemen çıkarılmalı.
- İzinsiz veri kaydı: Ad ve telefon, kişinin onayıyla alınmalı; aydınlatma metni linki paylaşılmalı.
Neyi ölçmelisiniz?
Haftalık olarak gelen mesaj sayısı, ilk yanıt süresi, yer gösterme randevusuna dönen mesaj oranı ve randevuların satışa ya da kiralamaya dönüş oranı. Reklam veriyorsanız buna lead başına maliyeti ekleyin. Bu rakamlar, hangi ilanın ve hangi kanalın gerçekten alıcı getirdiğini gösterir.
Emlak ofisleri için kurduğumuz yapının ayrıntıları emlak ofisleri sayfamızda; asistanın genel işleyişi ise chatbot nedir yazımızda.
Sık sorulan sorular
Bot portföydeki ilanları bilebilir mi?
Evet. İlanlarınızın temel bilgileri (konum, oda sayısı, metrekare, durum) asistanın bilgi bankasına eklenir. Portföy değiştikçe bu listenin güncellenmesi gerekir; bu yüzden kurulumda güncelleme sürecini basit tutmak önemlidir.
Bot fiyat pazarlığı yapar mı?
Yapmamalı. Asistan ilanda yazan bilgiyi paylaşabilir, ancak pazarlık, teklif ve sözleşme konuları her zaman danışmana aktarılmalıdır.
Sahibinden veya Emlakjet mesajlarını da yanıtlar mı?
Bu platformlar kendi mesaj sistemlerini kullanır ve dış yazılımlara genelde açık değildir. Pratik çözüm, ilan açıklamasına WhatsApp numaranızı eklemek ve gelen konuşmaları WhatsApp tarafında karşılamaktır.
Toplu ilan mesajı atabilir miyim?
Yalnızca sizden mesaj almayı kabul eden kişilere ve WhatsApp’ın onayladığı şablonlarla. İzinsiz toplu mesaj numaranızın kısıtlanmasına yol açabilir.
iBoxSoft Chatbot Çözümleri
Mesajlarınıza 7/24 yanıt veren asistanı birlikte kuralım
Instagram DM, Messenger, WhatsApp ve web siteniz için tek asistan, tek panel. 15 dakikalık ücretsiz ön görüşmede işletmenize nasıl uyarlanacağını konuşalım.